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采购与付款循环的主要业务活动和相关内部控制
【所属章节】
第十章 采购与付款循环的审计
【知识点】采购与付款循环的业务活动和相关内部控制
采购与付款循环的业务活动和相关内部控制
【考点一】了解采购与付款循环的主要业务活动
(一)制定采购计划
(1)生产、仓库等部门定期编制采购计划。
(2)经部门负责人等适当的管理人员审批后提交采购部门，具体安排商品及服务采购。
(二)供应商认证及信息维护
(1)通常对于合作的供应商事先进行资质等审核、将通过审核的供应商信息录入系统，形成完整的供应商清单。
(2)及时对供应商信息变更进行更新。
(3)采购部门只能向通过审核的供应商进行采购。
(三)请购商品和劳务(授权审批控制)
(1)仓储部门填写请购单，通常由仓储部门经理在请购单上签字审批。
(2)生产部门填写请购单，通常由生产部门经理在请购单上签字审批。
(3)对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字审批。
(四)编制订购单(授权审批控制、连续编号控制)
(1)采购部门负责编制订购单，发出订购单。
(2)采购部门对经过恰当批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。
(3)采购部门收到请购单后，对金额在人民币××元以下的请购单由采购经理负责审批;金额在人民币××元至××元的请购单由总经理负责审批;金额超过人民币××元的请购单需经董事会审批。
(4)采购信息管理员根据经恰当审批的请购单生成连续编号的订购单。
在采用自动化信息系统的被审计单位，通过将经审批的请购单信息输入系统，系统将自动生成订购单(此时系统显示为“待处理”状态)。每周，采购信息管理员核对本周内生成的订购单，将请购单和订购单存档管理，对任何不连续编号的情况进行检查。
【提示】订购单需要连续编号，连续编号的订购单与应付账款的完整性认定相关。
【补充】执行采购
(1)在采用自动化信息系统的被审计单位，采购业务员根据系统显示的“待处理”的订购单信息，安排供应商发货、收取采购发票以及仓储验收等事宜。
(2)每周，财务部门应付账款记账员汇总本周内生成的所有订购单并与请购单核对，编制采购信息报告。
如订购单与请购单核对相符，应付账款记账员即在采购信息报告上签字。如有不符，应付账款记账员将通知采购信息管理员，与其共同调查该事项。应付账款记账员还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。
【提示】采购信息报告与应付账款的存在认定、完整性认定相关。
(五)验收商品(连续编号控制)
(1)验收部门首先需要比较所验收商品与订购单上的要求是否相符，然后盘点商品并检查商品有无损坏。
(2)验收部门对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。
(3)验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收。
(4)验收人员应将验收单其中的一联送交应付凭单部门。
【提示】验收单需要连续编号，连续编号的验收单与采购交易的完整性认定相关。
(六)储存已验收的商品(职责分离控制)
(1)储存岗位与验收岗位应当职责分离。
(2)限制无关人员接近储存的商品存货。
【提示】储存岗位与验收岗位的职责分离可以减少存货舞弊;验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收的控制活动，与存货的存在认定相关。
(七)编制付款凭单(授权审批控制、连续编号控制)
(1)确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。
(2)确定供应商发票计算的正确性。
(3)编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。
(4)独立检查付款凭单计算的正确性。
(5)在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。
(6)由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。
【提示】经过适当批准和连续编号的凭单与外购存货的存在认定、完整性认定等相关。
(八)确认与记录负债(职责分离控制)
(1)应付账款确认和记录相关的部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录;在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订购单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。
(2)记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。
(3)在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性;通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。而独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。
(4)对于每月末尚未收到供应商发票的情况，则需根据验收单和订购单暂估相关的负债。
【提示】检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致，与应付账款存在、完整性认定相关。
(九)办理付款(授权审批控制)
(1)独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。
(2)应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。
(3)被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。
(4)支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。
(5)支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。
(6)支票应预先顺序编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。
(7)应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。
(十)记录现金、银行存款支出(职责分离控制)
以记录银行存款支出为例，有关控制包括：
(1)会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。
(2)通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。
(3)独立编制银行存款余额调节表。
【提示】银行存款余额调节表不能由出纳员编制，否则属于内部控制设计缺陷。
【考点二】了解采购交易的内部控制
(一)适当的职责分离
采购与付款交易不相容岗位至少包括：请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。
(二)恰当的授权审批
付款需要由经授权的人员审批，审批人员在审批前需检查相关支持文件，并对其发现的例外事项进行跟进处理。
(三)凭证的预先编号及对例外报告的跟进处理
通过对入库单的预先编号以及对例外情况的汇总处理，被审计单位可以应对存货和负债记录方面的完整性风险。
如果该控制是人工执行的，被审计单位可以安排入库单编制人员以外的独立复核人员定期检查已经进行会计处理的入库单记录，确认是否存在遗漏或重复记录的入库单，并对例外情况予以跟进。
如果在IT环境下，则系统可以定期生成列明跳号或重号的入库单统计例外报告，由经授权的人员对例外报告进行复核和跟进，可以确认所有入库单都进行了处理，且没有重复处理。
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